La Asociación Protectora de Personas con Discapacidad Intelectual o del Desarrollo, ASPRONA-LEÓN, así como GRUPO EMPLEA, S.L.U., sociedad mercantil participada íntegramente por aquélla, en adelante ASPRONA-LEÓN, con el objetivo de promover una verdadera cultura de la Entidad en consonancia con sus valores y principios, ha implantado un sistema de cumplimiento normativo en su organización y funcionamiento. Para llevar a efecto dicho compromiso, se ha elaborado el presente Protocolo que recoge las reglas de funcionamiento para tramitar y resolver las denuncias que se reciban a través del canal de cumplimiento normativo.
FINALIDAD
La finalidad de este protocolo es la regulación de un mecanismo esencial para garantizar el cumplimiento de las normas, que permite a la Entidad prevenir posibles incumplimientos y corregir aquellos que sean detectados. Se trata de un cauce a través del cual ASPRONA-LEÓN recibe y gestiona informaciones o denuncias de personas físicas sobre posibles conductas irregulares y que supongan un incumplimiento de las normas, tanto externas como internas, recogidas en sus protocolos y Códigos de Conducta, todo ello con la protección suficiente de las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves, y las comuniquen mediante estos mecanismos.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente protocolo será de aplicación a todas aquellas personas que forman parte de la Entidad, ya sean directivos o trabajadores, así como a cualquier otra persona, vinculada o no a la Entidad, que pueda tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas jurídicas o de las normas internas de la Entidad contenidas en su Código Ético y en el Programa de cumplimiento normativo (COMPLIANCE) adoptado por ASPRONA-LEÓN.
La protección que se prevé en el presente protocolo, así como en la normativa prevista a tal efecto, se dispone para aquellas personas físicas que informen, a través de los procedimientos aquí contenidos, de cualquier acción u omisión que pudiera constituir una infracción penal o administrativa grave o muy grave, o una infracción del Derecho la Unión Europea siempre que:
- entren dentro del ámbito de aplicación de los actos enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019,
- afecten a los intereses financieros de la UE tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la UE, o
- incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las normas en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados
ÓRGANOS ENCARGADOS DE LA GESTIÓN DEL CANAL
Para asegurar la objetividad, transparencia e imparcialidad del proceso, la gestión del canal se ha encomendado al coordinador/a nombrado por la Junta Directiva a tal efecto con suficientes recursos y con competencias necesarias para desarrollar su función. El órgano encargado de la gestión del canal será el responsable para la prevención de delitos (compliance officer), que se encargará de acuerdo con este protocolo de la recepción de las denuncias, su análisis, investigación y, en su caso, la incoación de un expediente, propuesta de medidas cautelares y propuesta de resolución.
Las denuncias, así como los procedimientos a que las mismas puedan dar lugar, serán puestas en conocimiento del coordinador de compliance, y, en los casos previstos, de la Junta Directiva de la Entidad.
PROCEDIMIENTO
Presentación de la denuncia
Las denuncias podrán efectuarse en el Canal de la Entidad, al que se accede a través de:
- la dirección de correo electrónico compliance@asprona-leon.es, en cuyo caso rogamos que el asunto del mensaje indique el motivo principal de denuncia y redacte el contenido de la misma en un texto no superior a un folio, pudiendo adjuntar archivos no superiores a 10 megabites.
- o bien, por escrito dirigido al compliance officer,
- o verbalmente ante el encargado de la gestión del canal, en cuyo caso deberá presentarse mediante una reunión presencial o por medios de telecomunicación, que tendrá lugar en el plazo de siete días desde su solicitud. En este caso y previo consentimiento del informante, la información facilitada deberá documentarse:
a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla, que podrá ser comprobada, rectificada y aceptada mediante la firma del informante.
En todo caso, la presentación y posterior tramitación de comunicaciones podrán ser anónimas.
Los hechos denunciados deben de ser ciertos, por ello, el denunciante deberá asegurarse de que la información proporcionada en la denuncia es correcta.
Recepción y análisis de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro y en un plazo de siete días hábiles se remitirá un acuse de la recepción de la misma al denunciante.
A continuación, se procederá a su análisis pudiendo resultar del mismo su archivo o la apertura de un expediente, si de la denuncia resulta algún indicio de criminalidad, de incumplimiento de la normativa no penal o de la normativa interna de la Entidad. En caso de que la denuncia sea referida a situaciones de acoso laboral, acoso discriminatorio, acoso por razón de sexo o acoso sexual, será de aplicación el protocolo aprobado específicamente para su prevención y actuación.
Archivo de la denuncia
Si la denuncia resultara infundada, se procederá al archivo de la misma informando al denunciante. Los datos personales que puedan aparecer en la denuncia serán eliminados del canal.
Apertura y tramitación del expediente
Si de la denuncia se desprendieran indicios sobre su fundamento, el compliance officer informará de la apertura del expediente al coordinador de compliance en su calidad de director-gerente de la Entidad. Asimismo, dará traslado de la denuncia al denunciado en un plazo no superior a diez días hábiles para que éste formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los tres días siguientes hábiles.
Durante la tramitación del procedimiento, el órgano de gobierno podrá adoptar, por propia iniciativa o a solicitud de compliance officer en colaboración con el coordinador de Compliance, las medidas cautelares procedentes dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.
Con las debidas medidas de transparencia, confidencialidad y garantías previstas en el protocolo de denuncias aprobado, se iniciará el proceso de investigación cuya duración será de tres meses desde la recepción de la denuncia, plazo que podrá prorrogarse por otros tres meses más en caso de que la investigación requiera de diligencias de averiguación más complejas o que requieran mayores actuaciones.
Durante dicho período, se practicarán las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.).
Tanto el compliance officer como el coordinador de Compliance de la Entidad tendrán las facultades suficientes para dirigirse en cualquier momento al informante o a cualquier departamento o persona de ASPRONA-LEÓN para obtener la información o documentación necesaria.
El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.
Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado en el que se propondrá al órgano directivo de la Entidad alguna de las siguientes recomendaciones:
La comunicación pública de información a sabiendas de su falsedad podrá ser considerada de acuerdo con la normativa infracción muy grave y que la Ley prevé multa desde 30.001 hasta 300.000 euros para las personas físicas que la cometan.
Conclusión del expediente
En el caso de que las acciones u omisiones denunciadas pudieran constituir indicios de delito, las mismas deberán ser comunicadas al Ministerio Fiscal con carácter inmediato por el coordinador de compliance y convocará a la Junta Directiva de ASPRONA-LEÓN en el plazo de 10 días, órgano al que corresponde en último término la adopción de las medidas que pongan fin al procedimiento. Éstas podrán consistir en la imposición de medidas correctoras o sancionadoras.
El denunciante deberá ser informado del resultado de la denuncia efectuada en un plazo de tres meses o en un plazo de seis meses, en caso de que se haya acordado la prórroga del mismo por razón de las investigaciones a efectuar o en casos de especial complejidad, conforme a lo anteriormente señalado al respecto.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
En cumplimiento de lo dispuesto en le Ley Orgánica, 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los Derechos Digitales se hace constar expresamente que el comunicante conoce y autoriza que los datos personales comunicados mediante la presente aplicación serán incorporados al fichero automatizado de datos de carácter personal de titularidad de ASPRONA-LEÓN.
En este sentido, se informa de que la recogida y tratamiento de datos tiene como finalidad la gestión de este canal, cuyo objetivo es la recepción y gestión de denuncias de conductas inapropiadas e irregulares, por lo que dichos datos serán utilizados para el correcto funcionamiento del citado canal.
Conforme a lo dispuesto en el art. 24.4 de la Ley 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantías de los Derechos Digitales, los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, y conforme al art 22.4 de la Ley de Protección de Datos, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a la supresión de los mismos del canal de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso, solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta Ley Orgánica.
Transcurridos tres meses o seis en el caso de que la investigación se haya prorrogado conforme a lo señalado anteriormente, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.
Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones a las que se refiere el artículo 2, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
ASPRONA-LEÓN es responsable del fichero y cualquier interesado podrá hacer efectivos los derechos de acceso y rectificación dirigiendo una comunicación a la dirección postal Calle Ana Mogas, 2 bis, 24009 León o bien a través de correo electrónico consultas@asprona-leon.es. En cuanto a los derechos de cancelación y oposición de aquellos datos que resulten esenciales para el mantenimiento del canal, solo podrán ser ejercitados una vez se haya cerrado o archivado el caso relacionado con la comunicación remitida.
